Agencia de viajes

Objeto

La Universidad Miguel Hernández de Elche con el presente Acuerdo Marco pretende disponer de un servicio de agencia de viajes para la gestión de los desplazamientos y alojamientos de todos los miembros de la Comunidad Universitaria.

De forma específica se incluyen en el presente acuerdo marco los siguientes servicios:

  • La información y asesoramiento respecto de horarios, tarifas, rutas, disponibilidades y cualquier otra que se requiera, como los requisitos sanitarios, documentación y visados según destino, bien telefónicamente, o de forma electrónica, según se solicite.
  • La gestión de la reserva, emisión, modificación, anulación y entrega de billetes de transporte aéreo, terrestre y marítimo.
  • La reserva, modificación y anulación del alojamiento y el alquiler de vehículos.
  • Las gestiones oportunas para la obtención de visados internacionales cuando estos resulten necesarios para la realización de un viaje e información sobre requisitos sanitarios según el destino, siendo este servicio de utilización voluntaria por parte de las personas viajeras.

Destinatarios

Está dirigido a toda la comunidad universitaria:

  • Personal docente e investigador
  • Personal técnico, de gestión y de administración y servicios
  • Becarios
  • Personal que haya suscrito algún contrato de colaboración temporal, hasta su finalización.
  • Personal de la Fundación Universitas Miguel Hernández (en adelante FUMH)
  • Personal externo que no tenga ninguna vinculación con la UMH pero haya sido designado por ésta para cualquiera de las indemnizaciones establecidas en la normativa de ejecución y funcionamiento del presupuesto de la misma.

Empresas Adjudicatarias del Acuerdo Marco

El Acuerdo Marco se ha suscrito con cuatro agencias de viajes, que pondrán a disposición de la Universidad un interlocutor que atenderá las peticiones que se realicen, y ampliarán su horario de servicio para dar mejor atención, además de ofrecer otras condiciones ventajosas para los usuarios.

DATOS DE CONTACTO (Acceso restringido personal UMH)

¿Cómo comprar?

Solo podrán celebrarse contratos basados en ejecución de este Acuerdo Marco entre la Universidad Miguel Hernández de Elche, su ente dependiente y las empresas homologadas en el mismo.

La gestión de cada servicio de agencia de viajes, se realizará a través de la solicitud establecida (ANEXO 3), a las empresas adjudicatarias del presente Acuerdo Marco.

OFERTAS EMPRESAS ADJUDICATARIAS

  • Escenario 1: Peticiones inferiores a 3.000€ (IVA excluido)

 Por razones de eficiencia y agilidad administrativa, el peticionario selecciona directamente a la empresa del Acuerdo Marco que mejor satisfaga sus necesidades (técnicas y económicas). No obstante, es recomendable para una adecuada gestión del gasto que se consulte a más de una empresa. La comunicación se realiza vía correo electrónico.

  • Escenario 2: Peticiones iguales o superiores a 3.000€ (IVA excluido)

 Procedimiento: Segunda licitación

 El peticionario podrá decidir, justificándolo debidamente en el expediente, no invitar a la licitación a la totalidad de las agencias de viajes, siempre que, como mínimo, solicite ofertas a tres, aunque es aconsejable que se solicite oferta a todas las empresas homologadas.

    • Cuando los contratos a adjudicar estén sujetos a regulación armonizada, el peticionario debe invitar a todas las empresas del Acuerdo Marco a presentar oferta.
    • El criterio de adjudicación es el de la oferta más económica.
    • Toda petición de presupuesto o reserva debe iniciarse por correo electrónico, indicando los siguientes datos:
      • Referencia al Acuerdo Marco.
      • Información detallada de los servicios requeridos.
      • Es obligatorio utilizar el modelo normalizado: «ANEXO 3: SOLICITUD DE PRESUPUESTO AGENCIA DE VIAJES” donde se detallan las necesidades del presupuesto (solicitante, viajeros, itinerario, medio de transporte, alojamiento,…)
      • Plazo de licitación en el que deben presentar oferta las empresas:
        • plazo máximo de 6 horas desde la solicitud de información de viaje, en el horario de prestación del servicio ofertado por la empresa en el caso de billetes de transporte aéreo, terrestre y marítimo
        • plazo máximo de 24 horas en el caso de reservas de alojamiento.
    • La agencia debe mantener el precio ofertado durante al menos 2 horas desde el envío de su presupuesto.
    • El peticionario deberá comprobar que las empresas presentan la oferta en el plazo establecido y en caso de incidencia ponerse en contacto con el Servicio de Planificación y Racionalización de la Contratación.
    • El solicitante, con las ofertas recibidas, debe emitir un informe de valoración, debiendo solicitar el modelo al SPRC. Finalizado el proceso, la siguiente documentación será remitida al SPRC:
      • Correos electrónicos solicitando oferta.
      • Anexo III cumplimentado (enviado adjunto al correo electrónico).
      • Declaración de ausencia de conflicto de intereses firmada por la persona que ha redactado el informe (solicitar modelo al SPRC).
      • Correos electrónicos de respuesta de las empresas.
      • Presupuestos emitidos por las empresas.
      • Informe de valoración firmado por el/la Responsable del Servicio/Unidad solicitante.

Desde el SPRC se tramitará la oportuna Resolución Rectoral de adjudicación, publicando y notificando a las empresas en la Plataforma de Contratación del Sector Público la adjudicación del contrato basado. De esta actuación, se dará cuenta al peticionario para su conocimiento y efectos oportunos.

Las distintas peticiones se financiarán con cargo a los presupuestos de los Centros, Departamentos o Servicios peticionarios, por lo que las agencias facturarán directamente a la Unidad Orgánica que solicitó el servicio.

Dada la naturaleza del objeto del presente Acuerdo Marco, la tramitación de las correspondientes facturas se realizará a través de ACF, debiéndose enlazar el Justificante de Gasto a la Agrupación de Gastos que anualmente se habilite (2025_AM_06).

Documentación de interés